写报告才是工程师的绝技

王克举，天下黄河，油画 布面 180×200cm，2009

在学校的时候，我一直以为画图纸、算数据是工程师的绝技。现在我不得不痛心疾首地告诉你，写报告才是工程师的绝技。偏偏这门最有用的绝技，大学里竟然认为无用，不是必修课，连选修课里都不教学生如何写报告。

通过我在企业里十几年的自学成才，今天也有能力立等可取写出一百页的大报告，而且做到有内容，有亮点。这里愿为你讲讲大学里没有教的绝技，如何写好大报告。

讲多少大道理没有用，我们可以想象一个场景，用场景牵引着我们一步步写好报告。

一位大人物，端起保温杯喝口茶，轻轻翻开你的报告。他问你一句，你写一段。

他问：“这报告跟我有什么关系？”

第一段，讲大趋势。

讲一个大趋势正在席卷整个行业，或者讲一个大项目将改变公司的命运。也许你觉得这段毫无用处，老板比你了解区块链、5G时代，老板比你知道这个大项目对公司有多重要。

然而，这段毫无用处的话，能让老板觉得，这是一篇也许能帮助公司发展的报告，或者让老板相信你正在为他操心。

这个开头无论如何都比你介绍仿真用什么软件，实验测量什么数据，更能让老板觉得与他有关系。

他问：“你的工作和大趋势有什么关系？”

第二段，制造焦虑，转移焦虑。

这段的正确开头：虽然大趋势的前景辉煌，但是被某个难题限制了发展，例如种种不如人意的事例，让我们清醒地认识到要发展必须从根本上解决这个难题。（当然，你的工作太小，还解决不了这个难题，需要再转折一次）

从技术角度分析，要解决这个难题，关键在于解决某技术问题：——（这里，可以填写你要干的工作）

做两次转折就可以把你的工作与大趋势紧密结合。

 

他问：“你干这个工作有什么优势？”

第三段，展示过去的成果

把你和一大群同事们做过的工作罗列出来。证明你们的技术最好、数据最准确、实验最可靠。把获奖级别高的单个拿出来写，级别低的就写获得多少项奖励。还有专利、文章、会议等等，拿得出手的都列出来。

重点：列出和这个项目相关的成果。还可以把某些实验设施和软件写成专门为这种项目使用。

 

他问：“你怎么做？”

回答这个问题，是主要工作内容部分。

这个部分写的篇幅越长越好，写详细的具体内容，不用管他能不能看懂。老板也没有指望看懂这部分，只要看到花花绿绿厚厚一摞，就觉得内容很丰富，相信你很有想法，知道怎么做。

把你手头上找得到的照片、数据、曲线全部填进去。技术讲的越专业越好，公式越长越好，逻辑越复杂越好。

重点是列好这部分的小标题。虽然老板没有时间看内容，他会看目录，会看小标题。

你填写了太多内容，很容易犯糊涂。比如，小标题中编号错误，出现两次2.1.1.2节、2.1.1.2节。可以用“文档结构图”检查标题编号是否有错误。

重点：检查标题是否重复严重。

比如“输送管道弯曲的流动阻力研究”，“输送管道弯曲的流动压力研究”。你觉得这么写标题很精准，在老板看来这两个内容只差别一个字，看起来差不多。再看到几次类似的标题，会觉得你的工作重复了好几次。可以改成：“管道弯曲的流动阻力研究”，“曲率变化下的当地压力研究”，意思不变，看起来就不一样了。

相邻小标题之间的重复不要超过50%。

他问：“你做完了有什么用？”

回答这个问题，就是总结部分。

读报告的标准过程：先看看开头，翻到最后，看看总结。只有总结是最后被看到，老板会记住的部分。

写这部分最重要但是最难写。可以这么办，你把开头写得好的内容拷贝过来，把具体工作内容中的每个部分的小总结拷贝过来。

然后你编排这些素材，把没有亮点的内容删除，把不能证明你很好的数据删除，留下的就是总结。

总结不是要你如何拔高、如何编造，而且精简已经写过的内容，重新点燃亮点。

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写报告是用一段段文字回答读报告人的提问：

你的报告与他有什么关系？

你的工作与全局有什么关系？

你干这个工作有什么优势？

你怎么做？

你做完了有什么用？

请你在留言中写一句大报告里的话。

本篇文章来源于微信公众号: 陆姐说