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工程师如何写一篇有用的报告

内容纲要

乔治·斯特凡内斯库《吻》1966 


我们身边总会遇到有这种人,他交的报告,从头翻到尾都是不知道干什么的公式和数据。看不懂他为什么要这么设计,更不知道有什么用。
这种人你不敢去问他,你刚开口,他就抛过来一本教科书,告诉你,先学完这本书,再找他。
这种人一直怀才不遇就不奇怪了。不过,你也没有必要为他操心,他已经自我和谐了,满脸写着,“你们不懂我,我懒得和你们废话”。

我这位写了十几年报告的大妈,不得不说,工程师的第一能力是写报告。
工程师有才华,只是怀上了孩子。如果没有能力把孩子生出来,这和没有怀上孩子有什么区别?写报告就是把孩子生出来的能力。没有这个能力,人生只能怀才不遇了。
不管你多么有才华,你要通过报告,把你的成果转交给下一位工程师。你也只能通过报告,把你的想法变成领导的想法,以及领导的领导的想法。
报告不是写给自己看的,而是写给读报告的人看。所以,写报告的秘诀很简单,回答读报告人最关心的两个问题:

第一、和以前的工作有什么不同?

第二、对后续的工作有什么帮助?
 
可惜,有些工程师写报告永远只回答自己关心的问题:如何获得的数据和方案?
这个心情我能理解,这么写最省心。恨不得把他所有的工作细节,全部搬到报告中。手头上有的图片、数据,不用挑选,全部堆到报告里,堆出个一百页的大报告。
领导看不懂也看不完,只能口头表扬一句,“工作还是很认真”,肚子里骂了一句,“写这么多,不想让人看!”
想让领导赞叹一句,“这个报告写得好”,必须这么回答对方最关心的那两个问题。

第一个问题:和以前的工作有什么不同?
不要忽视所有报告里的第一段的内容,例如:前言、背景、介绍等。
不要拷贝一段空话,“这个产品十分重要,本文的这项工作,为解决这个产品遇到的难题做出了重要贡献。”
请你认认真真地说明白这个工作的来源。为了适应上游专业改变的某参数?为了分析某个数据的偏差来源?为了确定产品的某个重要尺寸?
请你回顾过去相关的工作,对比这次报告的输入数据与过去有什么不同?使用的方法与过去有什么不同?要求与过去有什么不同?
假如,你不知道为什么要做这个工作,仅仅因为昨天有人通知你要做,于是你重复了已经做过很多遍的工作。这种情况就是属于啥也没干,拷贝一个没有实际内容的前言,更合理。
所以,你要小心。你辛辛苦苦做完大量细致的工作,如果在一开始,你没有让对方知道你做的工作与过去有什么不同。你那些与众不同的专业数据,在外行的对方眼里,只是重复过去的工作,你的价值就被飘过了。
 
第二个问题:对后续的工作有什么帮助?
回答这个问题,太困难了。于是,工程师们发明了这种很容易写又不担责任的三段式结论:
1、数据比大小
A方案的性能是1.1,比B方案的性能1.0更有优势。
速度250,比速度100快。
温度250,比温度100高。
(这个结论,谁敢反对?)

2、理论背黑锅

由于对理论认识不足,所以数据有较大的偏差。

因为缺乏可靠的模型,所以现象可能有错误。

(刚才那些数据都不作准,谁用我的结论,错了别怪我)

3、进一步去要钱

因此,需要进一步用更多的计算机、更大的实验设备、更多的钱、更多的人做这个艰巨的工作。

(这次就算了,下次给我更多的钱) 
读到这样的结论,领导口头上同情一句,“这个工作很艰巨啊”,肚子里骂一句,“啥也不确定,要你有什么用?”。

如果你不愿意浪费你的辛苦,你也期待你的工作对后续有帮助,试试这个三段式:

1、数据综合比

A方案的性能是1.1,比B方案的性能1.0更有优势。

A方案的缺点是:速度250,比速度100快;温度250,比温度100高。

对速度和温度不太敏感的状态可以选择A,否则建议选择B方案。

2、理论误差量化

由于对理论认识不足,数据的偏差在10%范围,现阶段使用可以接受。

因为缺乏可靠的模型,一般情况现象正确,如果出现了模型不适用的某状态,现象有错误不可用。

3、进一步定阶段

把数据偏差减小到5%以内,需要进一步用更多的计算机、更大的实验设备、更多的钱、更多的人。建议在产品的下一个阶段,投入更多的资源。
这么写结论,当然很费事,要看懂数据,理解理论,明确产品要求,还必须对自己的结论承担一些责任。能让对方对你的结论放心,知道如何合理地使用你的成果,值了。

写报告其实没有技巧,只是无数次地问你的内心:你的工作目的是什么?
  • 用最少的精力完成一项指标?
  • 体现你的工作量很大?
  • 做一件有用的事情?


为了做一件有用的事情,你会在各个方面替对方着想,报告中尽力回答好这两个问题:

1、和以前的工作有什么不同?
说明不同之处,才能与以前的工作做对比,才能找到工作的占位。
2、对后续的工作有什么帮助?
敢于对自己的结论承担责任,让后续的工作敢用你的结论。

(完毕)

本篇文章来源于微信公众号: CFD之道

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文章名称:《工程师如何写一篇有用的报告》
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